Как выстроить систему адаптации новых сотрудников: пошаговое руководство. Кейс компании бобдей

Адаптация новых сотрудников — это не просто процесс ввода в должность. Это важный этап, который влияет на продуктивность, лояльность и даже текучесть кадров в компании. Не так давно мы провели вебинар на эту тему и разобрали реальный кейс IT-компании бобдей. Эта история показала, что правильно выстроенная система адаптации может значительно улучшить ключевые бизнес-показатели. А теперь рассмотрим данный кейс подробно.

Представьте себе: вы приходите на новое место работы, где все незнакомо, где никого не знаете, и к тому же на вас сразу наваливается куча новой информации. Стресс, не так ли? А теперь представьте, что вас мягко вводят в курс дела, у вас есть четкий план и наставник, готовый помочь на каждом шагу. Какой вариант вам больше по душе? Думаем, ответ очевиден.

Вот почему систематизация адаптации так важна. Согласно исследованию ЭКОПСИ, у 20% компаний вообще нет программы адаптации, а у 30% она существует лишь для определенных категорий сотрудников. И это при том, что адаптация напрямую влияет на удержание сотрудников и их вовлеченность. В бобдей поставили перед собой амбициозные цели:

• Снижение текучести на испытательном сроке. Меньше увольнений на ранних этапах — меньше затрат на рекрутинг и обучение.

• Снижение текучести в первый год работы. Сотрудники, которые остаются дольше, становятся более продуктивными и лояльными.

• Повышение лояльности новых сотрудников. Лояльность — это не только приверженность компании, но и готовность рекомендовать её своим друзьям и знакомым.

• Достижение ожидаемого уровня продуктивности. Чем быстрее новичок вольется в рабочий процесс, тем быстрее он начнет приносить пользу компании.

• Поддержание общей продуктивности подразделений. В условиях массового найма важно, чтобы новый поток сотрудников не снижал общую эффективность работы команды.

Цели адаптации должны быть четкими и привязаны к стратегическим целям компании. Но как их правильно сформулировать? В бобдей начали с анализа текущей ситуации и разговоров с ключевыми заинтересованными сторонами. Вот основные шаги, которые они предприняли:

1. Сверка со стратегическими целями компании. Важно понимать, как адаптация новых сотрудников вписывается в общую картину. Например, если цель компании — ускоренный рост, то адаптация должна помогать сотрудникам быстрее выходить на продуктивный уровень.
2. Опрос заинтересованных сторон. Руководители, собственники, топ-менеджеры — все эти люди обладают уникальным взглядом на бизнес. Важно узнать их мнение и ожидания от программы адаптации.
3. Анализ ключевых метрик. Это могут быть показатели текучести, вовлеченности, продуктивности и другие данные, которые помогут оценить текущую ситуацию и понять, что нужно улучшить.

После того как цели были сформированы, команда бобдей приступила к разработке плана внедрения адаптации.

Сразу после внедрения программы адаптации HR-специалисты компании начали тщательно отслеживать результаты. Сравнивали показатели текучести с предыдущими годами, анализировали ошибки в подборе и адаптации персонала.

Одним из ключевых инструментов в этом процессе стала EJM (Employee Journey Map) — карта опыта сотрудника. Эта карта позволила не просто отслеживать прогресс каждого новичка, но и выявлять слабые места в адаптации. Например, если на каком-то этапе у сотрудников возникали одинаковые трудности, это означало, что нужно доработать или улучшить конкретный процесс.

Что делать, если компании требуется более гибкий и структурированный подход к адаптации? В бобдей выбрали адаптационного чат-бота.

Специальный чат-бот в мессенджере Telegram помогает новичкам шаг за шагом вливаться в коллектив и быстро осваиваться на новом месте. В чат-боте можно найти все: от информации о том, где хранить документы, до историй и миссий компании. Новичок не остается наедине с кучей вопросов — у него всегда под рукой есть удобный чат, в котором содержится вся необходимая ему в период адаптации информация.

Кроме того, чат-бот позволяет отслеживать прогресс адаптации как для HR-специалистов, так и для самих сотрудников. Это дает возможность в реальном времени видеть, какие шаги уже пройдены, а что еще предстоит сделать. Прозрачность процесса значительно снижает уровень стресса у новичков и облегчает контроль над адаптацией со стороны HR.

Выбрали инструменты? Супер! Но как же внедрить все это на практике? В бобдей разработали пошаговый план, который помог им успешно внедрить новую систему адаптации:

1. Найти агента изменений. Выберите подразделение или руководителя, которые максимально нуждаются в улучшении адаптации или лояльны к изменениям. Это будет ваша «пилотная зона», где можно протестировать все нововведения.
2. Показать пользу. На первом этапе важно доказать, что адаптация — это не просто формальность, а реальный инструмент, который принесет компании ощутимую пользу. Приведите конкретные метрики, которые планируете улучшить.
3. Согласовать бюджет. Некоторые инструменты адаптации могут потребовать дополнительных затрат. Важно заранее обсудить и согласовать бюджет, чтобы избежать неожиданных препятствий.
4. Составить план внедрения. Подробно распишите все шаги, ответственных и сроки. Это поможет избежать хаоса и недопонимания в процессе внедрения.
5. Внедрить адаптацию. Приступайте к действиям! Не забывайте собирать обратную связь и корректировать процесс по мере необходимости.

Теперь о главном — о результатах. После внедрения новой системы адаптации компания бобдей увидела значительное снижение текучести кадров:

• В 2022 году текучесть на испытательном сроке составляла 9%.
• В 2023 году этот показатель упал до 2%.

Это живое доказательство того, что правильная адаптация работает. Люди остаются в компании, быстрее вливаются в коллектив и достигают ожидаемых результатов.

Кейс компании бобдей — яркий пример того, как системный подход к адаптации может кардинально изменить ситуацию в компании. Если у вас еще нет программы адаптации или она требует доработки — не упускайте шанс. Начните с анализа текущей ситуации, поставьте четкие цели и выберите подходящие инструменты.

Хотите узнать больше? Полную запись нашего вебинара вы можете посмотреть на нашем YouTube-канале.