Адаптация новых сотрудников: 3 подхода. Как адаптировать новичка в коллективе: общие советы, правила и эффективные инструменты адаптации

Для того чтобы поддерживать стабильность бизнеса и почву для его развития, недостаточно за месяц набрать штат отличных специалистов и наладить рабочие процессы. Важно, чтобы каждый новый сотрудник компании комфортно чувствовал себя на работе, четко понимал свои задачи и не был белой вороной в коллективе. Это легко реализовать, если компания и руководитель будут уделять время адаптации новых сотрудников.

Адаптация — это процесс включения нового сотрудника в рабочие процессы компании. Это подразумевает:

• Знакомство с коллективом — не только представление друг друга по имени, но и подсказки о каждом человеке при необходимости. Для начала - к кому можно обратиться по тому или иному вопросу? Кто «добрый, но необщительный»? Кто весельчак, а кто строгий надзиратель? Новому сотруднику компании будет легче, если он встретит живой коллектив из отдельных личностей, а не просто набор функций и специальностей.
• Ознакомление нового сотрудника с офисным пространством: где рабочее место, где туалет, где кулер, как работает техника на корпоративной кухне, есть ли курилка. Эти легко можно выяснить самостоятельно, но лучше проявить гостеприимство и предотвратить возможные неловкие ситуации.
• Знакомство персонала с рабочими процессами: кто за что отвечает, как регулируется выполнение задач, где отмечены дедлайны и т. п. с учетом специфики бизнеса и должности. Не должно складываться ситуаций, когда новый сотрудник тратит несколько дней на задачу не своего профиля из-за того, что не знал, кому ее можно делегировать. Специальные обязанности работника должны быть четко регламентированы уже во время испытательного срока.
• Знакомство с внутренней кухней коллектива и офиса — в этот пункт входит вся специфика, все особенности и любые неочевидные работнику моменты.

Зачем нужна адаптация на работе, если взрослый человек с минимальным набором софт скиллс может разобраться на новом рабочем месте самостоятельно? Главная функция адаптации — ускорить процесс полноценного включения новичка в работу, причем найти оптимальные пути и решить все вопросы максимально безболезненно.

Адаптация — это не «нянчиться с работником», а полноценный инструмент повышения эффективности бизнеса.

Можно выделить основные цели корпоративной адаптации работника:

• Сокращение издержек. Чем быстрее новый сотрудник вольется в рабочий процесс компании, выучив ее правила, тем раньше он начнет работать полноценно, используя свои знания. Соответственно, это ускорит принесение им прибыли.
• Снижение стресса новичка. Новый коллектив — это всегда стресс (даже если у конкретного человека он проявляется минимально). А стресс препятствует работе: страх попросить помощи («а вдруг усомнятся в моем профессионализме?»), неспособность заявить о своем желании, поделиться той или иной проблемой («с конкретным типом задач я еще не сталкивался, мне нужна помощь или дополнительное время»), дискомфорт в общем и другое. Всё это тормозит эффективность, поэтому работодателю самому выгодно сократить стресс и новых, и старых сотрудников.
• Предотвращение текучки персонала. Если в компании достаточно плохо налажены рабочие и личные взаимоотношения, сотрудников удержать непросто (разве что высокой зарплатой и идеально удобным расположением офиса). Если же всем участники подразделения сходятся во мнении, что им комфортно работать на своих местах, никто не захочет менять компанию (за исключением особых причин, на которые руководитель вряд ли может повлиять).
• Повышение эффективности работы. Внутри компании, где между сотрудниками сложились теплые отношения, легко получить помощь и поддержку, адаптироваться: профессиональные подсказки, возможность выговориться в течение дня, совместное решение проблем и другое. Это положительно влияет на качество и на соблюдение срока сдачи проекта. В противном случае выполнение крупных проектов может застопориться на промежуточных этапах, если появится проблема.
• Экономия времени руководства компании. В дружных поддерживающих коллективах помогает во включении нового сотрудника в работу отдел в целом, а не только кто-то из руководящего состава или HR. Включение после приёма происходит мягко и безболезненно для всех.

Адаптацию можно подразделить на несколько видов. Не во всех видах бизнеса актуальны все адаптационные составляющие, но важно выбрать актуальные и учесть их.

• Социальная адаптация. Это так называемое «вливание в трудовой коллектив». Важна для поддержания мотивации и здоровой атмосферы, при которой всем комфортно работать друг с другом, нет серьезных конфликтов (либо они легко и быстро решаются), но есть точки соприкосновения. Чем меньше период, за который новый сотрудник освоится в коллективе компании, тем быстрее он начнет функционировать на своей должности эффективно.
• Психологическая адаптация. Близка к социальной, но прежде всего, касается выстраивания корпоративных взаимоотношений с коллективом и руководством компании. Позволяет новичку после найма на работу избавиться, например, от страха взаимодействия с начальством, неловкости в общении с другими коллегами и т. п.
• Профессиональная адаптация. Это знакомство с рабочими задачами и оценка способности сотрудника, принятого через кадровое агентство, их выполнять. Сюда же входит и подтягивание новичка по конкретным навыкам с помощью обучающих курсов, которые у него недостаточно развиты. Даже если новый сотрудник — хороший специалист с опытом, поправка на конкретную специфику компании и его обязанности может оказаться важной. Лучше прояснить все непонятные моменты сразу, чем исправлять ошибки потом.
• Производственная адаптация. Это включение сотрудника в производственные процессы, обучение его использованию конкретных программ и оборудования с соблюдением инструкции. Здесь может быть поправка на специфику деятельности компании.
• Физиологическая адаптация персонала. Особенно актуальна для компаний с нестандартным графиком работы. Сюда входит привыкание к корпоративному графику работы, особенностям распределения должностных нагрузок, условиям работы — все, что касается физиологического аспекта.
• Организационная адаптация. Это система решения всех организационных моментов: рассказать о структуре подчинения в компании, информация о ролях разных сотрудников, сферы ответственности каждого из них. В результате этого новичок должен понять, как устроена профессиональная структура компании и коммуникации, какое место в ней занимает он сам.
• Экономическая адаптация работника. Это процесс привыкания к зарплате — ее размеру, особенностям выплаты (раз в месяц или чаще, на какие части разбивается, каким образом выплачивается), возможностям повлиять на получение премии и за какие достижения выплачивается, ее размер.

Существует три популярных подхода к адаптации, но не все они одинаково эффективны и уместны в современном обществе.

Суть вкратце: «вы работайте, а мы посмотрим».

Здесь подразумевается, что сначала нового сотрудника отправляют работать и наблюдают за тем, как он проявит себя в решении первых задач. Спустя некоторое время на основе наблюдений выносится вердикт: подходит человек на работу или нет. В большинстве случаев этот подход используется во время испытательного срока персонала.

Оптический подход к адаптации имеет ряд недостатков:

• Новичок не проходит в компании обучение вообще либо проходит минимальное за месяц. Из-за этого он может на практике допускать много ошибок по незнанию — непросто догадаться, что именно требуется, если никто не предоставил четкие объяснения.
• Если сотрудник «не подошел» на должность, от него отказываются и ищут нового. Для компании это плохо, потому что способствует высокой текучке кадров, частому увольнению специалистов и препятствует формированию надежной команды специалистов. Для нового сотрудника это плохо, потому что отказ в работе обескураживает и подталкивает к сомнениям в собственных компетенциях.

Суть вкратце: «тяжело в учении, легко в бою».

Этот подход к адаптации предполагает жесткие условия на испытательном сроке — если человек смог справиться с этими условиями, сможет справится и более легкими корпоративными задачами в рутине рабочего процесса.

В этом случае новому сотруднику делегируют сложные задачи по продажам в первые дни (зачастую с высоким уровнем ответственности), причем их может быть много одновременно и помогать в их выполнении никто не будет.. Подсказок по выполнению работы либо вообще не дают, либо дают вкратце и скомкано — «сам должен догадаться».

Это очень стрессовый метод, который часто отсеивает хороших специалистов, знающих себе цену. Пройти систему до конца удается только тем, кто хочет работать конкретно в этой компании, либо тем, кто отчаялся найти работу и принимает все условия. Очевидно, что это негативно сказывается на эффективности сотрудников.

Такой подход к адаптации также негативно влияет на взаимоотношения в команде: никто из персонала не дает ответы на вопросы новичка, не помогает и не пытается наладить с ним контакт, даже по электронной почте — вдруг он здесь ненадолго? А позже поиск контакта становится сложнее, ведь у нового сотрудника уже сложилось впечатление равнодушия и враждебности со со стороны персонала и руководителя компании.

Суть вкратце: «обращайтесь — поможем».

Этот подход к адаптации предпочитают опытные работодатели, которые понимают, что новичок будет выполнять всю работу сразу идеально только в случае чуда. Но для того, чтобы создать надежный коллектив, состоящий из хороших специалистов, нужно вложиться в своих сотрудников: первое — уделить внимание, второе — потратить силы.

Идеальные сотрудники не падают с неба, но можно взрастить их для себя.

Партнерский подход — это плавное включения новичка в рабочие процессы, аккуратное знакомство его с коллегами, руководителей и обязанностями, возможность обучения. В идеале для новичка выделяется наставник, который будет ему помогать (и получать за это отдельную доплату, а не тратить свое рабочее время).

Этот подход к адаптации рассчитан на долгосрочность: пусть привыкание нового сотрудника и занимает некоторый период на старте, зато в будущем это позволяет успешно выстроить прочные и доверительные отношения в коллективе компании и сохранить в нем ценные кадры.

Партнерский подход использует платформа Beehive — удобная программа помощник в автоматизации процессов адаптации, оценки и управления эффективностью сотрудников. Целый раздел сервиса посвящен адаптации новичков в организации любого типа.

Бихайв помогает:

• сократить сроки адаптации персонала на работе и снизить затрачиваемые на нее ресурсы;
• вести адаптацию онлайн (пример — удаленка);
• снизить текучку сотрудников и кандидатов на конкретную вакансию;
• повысить эффективность рабочих процессов персонала в организации.

Платформа позволяет подробно планировать этапы адаптации и отслеживать успех каждого из них. В программе есть тесты, опросы, шаблоны и многие другие инструменты, среди которых можно выбрать подходящие. История сохраняется в системе, можно обратиться к ней в любой момент.

А полезное дополнение — Бадди-бот, у которого можно узнать ответы на все вопросы и получить нужные подсказки

Обычно в процессе адаптации новый сотрудник проходит следующие этапы:

• Ознакомление. Это первый этап адаптации, когда человек узнает все о новом месте: суть производства, цели и задачи рабочих процессов, корпоративную культуру, коллектив, уникальные особенности. На этом этапе он может понять, хочет ли он работать в этой организации или она не подходит ему принципиально, от него зависит мнение работодателя, который в это время присматривается к новичку и оценивает, насколько он будет «на своем месте» среди прочего персонала.
• Приспособление. Это этап включения в работу и вливания в коллектив. Сотрудник учится выполнять рабочие задачи без чужой помощи, выстраивать собственные рабочие процессы и интегрировать их с общими, находит общий язык с коллегами и клиентами. Работодатель в это время следит за недопущением критических ошибок и рекомендует, что необходимо сделать, чтобы их избежать.
• Ассимиляция. Это момент, когда человек становится полноценным членом команды без пометки «новенький».

Для ускорения адаптации можно использовать следующие инструменты и хитрости:

• Готовый план адаптации, которому можно следовать с каждым новичком.
• Обучение или тренинг — выделенное время, в которое выдается основная информация концентрированно и лаконично. Можно совместить нескольких новых сотрудников.
• Прикрепление наставника — ответственного за введение новичка в курс дела, его помощника.
• Обратная связь от непосредственного руководителя. Можно выделить для этого определенное время или разработать удобную схему получения обратной связи. В итоге руководитель быстро выявит, что что-то не так и человеку нужна помощь, а сам новичок поймет, в верном ли направлении он движется или надо что-то изменить.
• Вливание новичка в коллектив. Это может быть мини-корпоратив или специально отведенное время на знакомство, где человек может познакомиться с коллегами в неформальной обстановке.